İş Takibi & Yönetimi

Öncelikle uyarayım yazı biraz sektör bazlı olabilir, siz de kendi sektörünüzü göz önünde bulundurarak bağlantı kurabilirsiniz.

Yaklaşık 8 yıldır aktif olarak Yazılım sektöründe çalışan biri olarak sektörde gördüğüm "Terzi" ve "kendi söküğü" mevzusuna değinmek istiyorum. Yani her yere sistemler kuran yazılım firmalarının kendilerine bir iş takip ve yönetimi sistemi kuramamalarını anlatacağım bu yazımda.

İş takibi ve yönetimi nedir?

Yapılacak olan işlerin çıkarılması, belirlenmesi, zaman ataması yapılması ve eldeki kaynaklarla ne kadar zamana yayılacağının / ne kadar sürede yapılacağının kararlaştırılmasıdır.

Zor mudur?

Oldukça.

Tanım gayet basit, yapılacaklar da basit görünüyor. Ama yapılmasını ne zorlaştırıyor? Asıl mesele de burada yatıyor zaten. Olaya 2 açıdan bakmak gerekiyor.

1. Yöneticilerin açısından

İş takibini ve zamanlamasını yapabilmek için yöneticiler işlerin neler olduğunu bilmelidirler. Bilinmeyen üzerine plan yapmak intiharla aynı anlama gelir. Belki bir müddet işler yolunda gidiyor gibi görünse de mutlaka bir yerlerde "yönetememek" ile karşı karşıya geleceklerdir. Bunu önlemek için zeki yöneticiler çeşitli sistemler kurmaya çalışacaklar, bir kısmı başaracak bir kısmı pes edip eski sistemsizliğe dönecektir. Sistem dediysem gözünüzde çetrefilli bir oluşum canlanmasın, genelde yapılanı söylecek olursam: Excel. Microsoft'un bir mucizesi olan, ve eğer yapılmamış olsaydı hala karanlık çağlarda yaşıyor olacağımızdan şüphem olmayan kutsal program [Bir çok şirket finans hareketlerini bile bunda tutuyor]. Ha bir de Outlook, Excel dosyaları ile atıp tutmaca oynayabilmek ve e-posta çöplüğünde boğulmak için. Ama en azından bir çözüm. Başka çözümler de var elbette. Outlook'un "Task List" kısmı mesela, oldukça iş gören bir çözüm, en azından merkezi bir yerde tutulabiliyor olması artı özellik.

İşin içine müşterinin girdiği ve işlerinin durumlarının ne olduğunu öğrenmek istediğinde işler biraz daha alevlenir. İşte bu noktada merkezi + her yerden ulaşılabilir + geri beslemeli bir sistem gereksinimi çıkar ortaya. İşler buraya yazılır, gelişmeler güncellenir, müşteri ve yöneticiler gelişmelerden haberdar edilirler. Gelinmesi gereken nokta budur. Ama sadece yapılan işler değil yapılacak işler de burada durmalıdırki yönetici plan yapma yetisine kavuşsun. Her şey burada yazıldığı gibi yapılsa aslında herkes mutlu olur, değil mi? Daha doğrusu işler daha hızlı ve bilinçli yürür, sürprizler en aza indirilir, müşteri ve çalışan memnuniyeti sağlanır, kimse yarın ne yapacağımı düşünmez. Ama yine de bunu sağlamak insan faktöründen ötürü çok zordur. Nedenini 2. maddede anlatacağım.

2. Çalışanların & Müşterilerin açısından

Hizmet alan ve veren kişiler bir iş bekliyor ya da ortaya koyuyorsa hangi noktada olduğunu bilmek ister. Bir text dosyası, bir kutsal program (Excel) dosyası açılır, pek bir standarda uymadan bodoslama işler yazılır. İşlerle alakalı gelen mailler Outlook'da durur, dosyalar bir klasöre atılır ya da Outlook'da durmaya devam eder, yapılan işler detaylandırılmaz, başka zaman okunduğunda ne anlatılmak istenen anlaşılmaz [kendi yazdığı halde], telefon görüşmeleri yapılır arada ek işler çıkar ya da işler kapanır not düşülmez, aynı zaman diliminde birden fazla iş yapılmaya çalışılır ama sürekli bölündüğünden yapılan anlaşılmaz akla gelen detaylar unutulur... İyi kötü herkes kendine bir sistem kurmuştur ama ihtiyaç durumunda bir iş ile alakalı metaryalleri toplamak cehennem azabına dönüşür, "X dosyasını nereye koymuştum" "Mailde bana bir şey demişti ama bulamıyorum", vs... Ama herkes kendi tarafını bilir. Yani aslında iş takibinden çok "ben ne yaptım"dır yapılan. Sonrasında süreki şöyle şeylere rastlarız: "Ama böyle dememiştiniz! Biz şöyle şöyle yaptık", "Biz öyle bir şey istemedik, şöyle şöyle olmalıydı".

Yine merkezileşmeye gelip çatarız burada da. İş takibini aslında müşteri ile yapılan mutabakat olarak görmekte fayda vardır. Merkezi bir yerde tanımlanan iş hakkında ne gerekiyorsa bu merkezde toparlanmalı, müşteri ve işi yapmakta olan her adımda mutabık olmalı ve yanlış anlaşılmalara mahal vermemelidirler. Hem de yöneticiler olan bitenden haberdar olmalı, yapılmış işi tekrardan yaptırmaya uğraşmamalı, yapılmayacak olanı kapatmalıdır. Ama bu sistemin zor olduğunu insan faktörü ile açıklamıştık. Nedeni ise şu:

Müşteri her zaman telefonla, konuşarak işini yaptırmak ister. Sizin elinizde milyon dolarlık bir iş olsa bile müşterinin 1 dolarlık işi kendisi sıralamada en önemli olandır. Çünkü burada önemli olan mebla değil, "para" terimidir. İşini yaptırmak için de baskı kurmak ister. Açar telefonu "Şöyle şöyle bir işimiz vardı, ne oldu?... Ama çok acil" Bir kere her iş müşteri tarafından acil olarak gönderilir ve hemen yapılması istenir. Sıkıntı müşteriye merkezi sistemi kullandırtmaktır. Hadi kullan dersiniz, bir kullanır iki kullanır eğer hemen tepki almazsa bir daha kullanmaz, yine açar telefonu. Bu noktada şirket yönetimi devreye girmeli, müşteriyi ve müşterinin aradığı kişileri zorlamalıdır. Bunun malesef başka bir yolu yok.

Çalışan için sıkıntı ise bir kaç çeşittir. Yönetimden müşterinin telefonlarına çıkmaması ya da merkezi sisteme yönlendirmesi doğrultusunda baskı gördüğünde genelde yapmaz / yapamaz. Utanır, sıkılır, nasıl söylerim der. Ama o da yapmak zorundadır, müşteriyi başka türlü sisteme alıştıramayız.

Çalışan işine karışılmasından pek hazzetmez. Yaptığı işin takibinden hazzetmez daha doğrusu, birisinin film izlerken başınızın üzerinde dikilmesi ve çekirdek çitlemesi gibi bir şeydir aslında. İlk başlar hep zordur. İşlerin sisteme girilmesinden, yöneticinin iş hakkındaki bilinçli yorumlarından, heleki iş kötüye gittiğinde saklanacak bir yeri kalmadığından uzak kalmayı tercih eder, çünkü o küçük Excel dosyası ile mutludur, her işini görmektedir. Ta ki bir kaç kişi ile beraber iş yapmaya başlayana kadar. Bir yerde sorunla karşılaştığında diğerlerinin buna dair ne yaptığını bilmez, bilmediğinden her şeyi baştan kontrol etmek ya da şansına güvenip bir şeyler yapmak zorunda kalır. "Keşke ne yaptılar bilseydim" der. Bu da bizi yine merkezi sisteme yönlendirir.

Merkezi sistemin kurulmasından ilk başlarda kimse memnun olmaz. Yönetici, müşteriden ve çalışandan, Müşteri yöneticiden ve çalışandan, çalışan her şeyden yakınır. İşin kilit noktası sabırdır. Biraz sabredilirse neticeden herkes mutlu olur ve böyle bir sistemin yokluğunu düşünmek bile istemezler [kendimden biliyorum, aşağıda değineceğim].

Yönetilebilir bir sistem eninde sonunda herkesin işine gelir.

Kendimden biliyorum dedim ya, zamanında Nilaccra Bilişimde çalışırken kendi yazdığımız "Collaboration System" ile işlerimizi takip ederdik. Müşteriye ve kendimize bunu alıştırırken çok zorlandık, reddettik hatta. Ama yöneticimizin dikteleri ile kabullenmek zorunda kaldık, iyiki de kaldık. Bir akşam işten çıkarken ertesi gün ne yapacağımızın bilinci ve rahatlığı ile ayrılırdık işten. Şimdi ise o sistemi kullanmıyorum ama Outlook'da Task List ile planlama yapmaya çalışıyorum, bir de MBIS'e yaptığım sistem ile şirket geneli işleri takibe başladık. Sanırım kullananlar hoşlanmaya başladılar.

Her zaman yenilikler sancılı olur. Sancı var diye çocuk doğurmaktan vazgeçilemez, o çocuk doğacaksa mutlaka acı verecektir. Önemli olan bu dönemde herkesin daha anlayışlı olmasının gerektiğidir.

Malesef yazılım sektörü bu anlatılanlara ve bu merkezi sistemin yokluğuna sahip bir sektördür. Bir çok firma, kendi sektörüne layık olmayan şekilde işleri yürütmeye çalışmakta, planlama yapamamakta, herkese acı çektirmektedir.

Sözün özü: İş yapmak, işi başarıyla bitirmek demek değildir. Sonu kötü bitse bile işi yönetebilmektir.

Uçurum

Ne bir iz kaldı senden

ne de bir ses.

İspat edemem varlığını önce kendime,

Yok da diyememki meçhule kızar gibi.

Sadece inanmak kalır geriye.

Tanrıya inanmak gibi, cennete, cehenneme.

Susmak hiç bir şeye çare değil.

Gözleri dağlamak kör etmiyor insanı.

Saklanmak, gizlenmek de değilmiş öğrendim.

Kar etmiyormuş sevmek,

denizin, balığı sevmemesi gibi.

İnanmak,

gözün gördüğünü, kulağın duyduğunu

İnandığın şeye yormak mıdır?

Yoksa bütün gerçekleri yok sayıp

bir düşe bağlanmak mıdır?

Ya da haklı olduğunu göstermek için

uğrunda savaşmak mıdır?

Sevmek ilahi bir kudretin verdiği hak idi.

Sevilmek hiç bir kudretin müdahil olmadığı mükafat idi.

İnanç ise bir köprü bu ikisi arasında.

Sessizliğin uçurum o köprünün altında.

Hayat anlamsız mı?

Sesimi yutacak bir uçurum ararım bazen. Kusar gibi, kendimden geçmiş gibi, var gücümle bağırmak isterim. Her bir kelimenin düşerken çıkardığı sesi duymak isterim, bir merminin kulağı sıyırıp geçerken çıkardığı gibi. Küçük günahlarımdan devasa bir cehennem yaratırım kendime, Tanrıdan korkarım bir taraftan, yaratmak kelimesinden de.

Bir sebep ararım hayatın ucunu bağlamak için, bir taraflara tutturup sağlamlaştırmak için. Bilmem hayatın ne kadar sağlam olduğunu, bilmem ömrün ne kadar kırılgan olduğunu. Tesadüflere yoramam yaşanan onca şeyi. Yorulurum evirip çevirdikçe.

Her şey kötü görünür gözüme, saçımda parlayan beyazlar yaşlandığımı müjdeler, her sabah uyandığımda dünya daha bir değersiz görünür gözüme. İnsan kendi için yaşadıkça yaşamanın gereksizliğini anlıyor ya belki de başka başka insanlara adamalı kendini aldatılacağını bile bile.

Bilmem ama işin sırrı belki daha iyide değil, daha kötüde. Daha güzele, daha uzuna, daha yakışıklıya, daha moderne bakmakta değil yaşamın değerini anlamak, çünkü sonu yok, çünkü insanın sonu var. Kendinden kötüleri gördükçe kendi mutsuzluğunun anlamsızlığını anlamakta, katıldığı cenazelerde yaşamanın, soluk almanın güzelliğini anlamakta yatıyor sanırım hayatın anlamı.

Sesimi yutacak bir uçurum ararım bazen, çünkü anlamsızdır yakınmalarım. Ben ne yiyeceğime karar verememişken, kebap ile "fast food" arasında gidip gelirken, yandaki meyve sebze halinin çöplüğünden "rızık" çıkarmaya çalışan insanları gördükçe ahmaklığımı anlarım. Utanmak kelimesinin en az açlık kadar öldürücü olduğunu benden daha iyi bilen insanları gördükçe...

Bir filmde geçen cümleler gelir aklıma: Ernest Hemingway bir keresinde "dünya güzel bir yerdir ve yaşamaya değer" demişti, ben ikincisine katılıyorum.

Hayat ne kadar anlamsız görünse de anlamlı olmak zorunda bir yerde. Eğer öyle hissetmiyorsak sanırım varmadık o yere ya da geçtik ve farketmedik. Daha kötü durumdaki insanlara bakmalı, acılarını paylaşarak acılarımızı azaltmalıyız belki de. Medeniyetin yarattığı modern ama amaçsız tekil bireylerinden vazgeçip, ilkel çağların samimiyetine sarılmalıyız belki de.

Sizce?

Akşam olsa da yatsam

Bugün Cumartesi, yapacak çok fazla işim var ama aylaklık ediyorum sabahtan beridir. Friendfeed'den başlıyorum tura o blog senin bu blog benim okuyorum. Bu gezintiler esnasında fery'nin blogunda bir parçaya rastladım, Gökhan Türkmenin "Büyük İnsan" klibine. Çok hoşuma gitti, öteden beridir farkına varıyordum aslında, ben hikayesi olan, bir şeyler anlatan şarkıları daha çok seviyorum. Dinlemeyenler için gelsin:

Bekir Coşkun'a uğradım daha sonra. Diyorduki:

Kadınlar bir gün çekip gittiklerinde, peşlerinde ’yetim-öksüz’ kalan çok olur.

Mutfaktaki dolap, perdeler, kavanozun içindeki eski düğmeler, özenle saklanmış küçülmüş giysiler, dolap diplerindeki kurdeleler...

Çekmecenin dibinde artık kimsesizdir eski tarak.

Sabah karanlığında mutfaktan gelen tıkırtılar susar, yetim kalmıştır tabaklar.

Bir kadın gittiğinde hep suyu unutulur saksıların.

Sık sık boynunu büker ’sarıkız’.

Teki kalmış o eski bardağın anlamını bilen olmaz, değerini kimse anlayamaz krom hac tasının.

Balkon artık sessizdir.

Koridor kimsesiz.

Bir kadın gittiğinde...

Bir kadın gittiğinde ne çok kişi gider aslında; bir ağır işçi, bir temizlikçi, bir bakıcı, bir bahçıvan, bir muhasebeci...

Bir anne gider...

Bir dost...

Bir arkadaş...

Bir sevgili...

Ne çok kişi yok olur aslında, bir kadın gittiğinde..

...Hep böyle olur; bir kadın gittiğinde; övgüler, uyarılar, yakınmalar, dualar yetim kalır.

Kapı eşiğindeki ’Dikkat et...’ler duyulmaz, annesi gitmiştir ’geç kalma...’nın.

Kadınlar, arkalarında büyük boşluklar bırakarak giderler.

Bir kadın gittiğinde pek çok kişi gitmiştir aslında. Ve bir kadın gittiğinde pek çok ’yetim’ bırakmıştır arkasında...

Tadım çekirdek aldım 1 liralıklardan var ya ondan işte. Çıt çıt çıt geziyorum blogları. Bir taraftan da eski zamanlar geldi aklıma. Turkcell'e RSS ile ilgili bir proje götürmeyi düşünmüştük bundan 3-4 yıl önce, blogun ne demek olduğunu da o zaman öğrenmiştim. Ama tabi yaygın değildi, hatta örnekler azdı (En azından Türkiye'de) şimdi ne kadar çok kullanan var. Ne kadar çok eli kalem tutan, sözcükleri kullanmasını bilen, yetenekli arkadaşlar varmış. Keyifle takip ediyorum kendilerini.

Daha blog turum bitmediği için gün içerisinde bu yazıya ek yaparım herhalde :)

Dışarısı ne güzel oysa yaaa... ama arkadaşların hep işi var ben de güneşin alnında tek başıma dolaşmak istemiyorum. Biraz daha sıkılırsam gidip sahilde çay içeyim bari ya da sinemaya gideyim. Öyle işte sayın okuyucu, güzel bir günde evde tıkılıp kaldık. Akşam olsa da yatsam :)

En az 2 kişilik

Yapılan her davranış en az iki kişiliktir. En az iki kişi sonuçlarına katlanır, bu da her bir davranışın en az iki perspektif açısından görülmesi demektir. "Benim kararım, kimse karışamaz, sonuçlarına katlanırım" demek bencillikten ileri gitmez. Kimi zaman bencil olmak gerekebilir ama bunu yaşam tarzı, alışkanlığı olarak ortaya koymak sakıncalıdır.

Elbette bütün kararlar herkese mutluluk getirmez. Ama mutsuzluğun derece, boyut ve süresi de önemlidir. Bırakacağı izin derinliği önemlidir. Eğerki alacağınız karar sizde az, başkasında çok yaralar açıyorsa, belki de yapmamak en doğru olandır.

Kararlarınızı alırken değer verdiğiniz insanları göz ardı etmeyin. Çünkü onların mutsuzluğu sizlere hiç bir zaman mutluluk getirmez.

Kararlarınızı verirken mümkün olduğu kadar başkalarının gözüyle de kararınızın doğruluğuna yanlışlığına bakın. Bazen bulunduğunuz şartlar çok yanlış şeyleri çok doğruymuş gibi görmenize neden olur. Önemli kararları eğerki bir başkasının gözüyle değerlendiremiyorsanız en azından güvendiğiniz bir kişiyle konuşarak değerlendirin. Çünkü yapılan davranışın telafisi olmayabiliyor.

Karar almak & vermek

http://www.facebook.com/video/video.php?v=76543633774&ref=nf

Ne kadar çok seçim yapmak zorundayız. Eve hangi yoldan gitmeliyim? Yemeğe kaçta çıkmalıyım? Üzerine çay içmeli miyim? Ne yemeliyim? Arasam mı? Beklesem mi? Yatsam mı? Kalksam mı? Hangi filmi izlesem? Hangi müziği dinlesem? Akşam arkadaşa mı gitsem? Hangi gömleği giysem? Yürürken kolumu sallasam mı? vs...

İnsan olmak zor be! Bir bakıma karar almak düşünmek demek. Düşünmek de yorucu bir aktivite olduğuna göre çok yorulan insanlar çok karar alanlardır çıkarımını yapmak yanlış olmaz herhalde.

Bazı kararları almak zordur, hatta akıl olarak çok zorlanır, düşünür taşınır bir yere varamayız. "Ne olacaksa olsun"a geliriz en nihayetinde. Çünkü o kararları almaya çalışmak müneccimlik yapmaya benzer. Yanlış film seçiminde 2 saatiniz heba olabilir ama yanlış kişiyle evlendiğinizde bir ömür telafisi olmayacak şekilde berbat olabilir. Ya da tam tersi. Ama işin zor kısmı bunu evlenmeden bilemiyor olmak.

Evlenmek dedim ama mevzu mühim o açıdan yani. İnsanın hayatında aldığı en önemli kararlardan biri. Diğeri de meslek seçimi. Gerçi bakarsak kim çalıştığı mesleği mantıklı bir karara vararak seçtiki! Bir sınav sonucunda yerleştik bize "en uygun" mesleklere. Belki de evlilikte de böyle bir şey olmalı :) Ne bileyim evlendirme daireleri bu sene x kişi evlenecek deyip sınav yapmalı aynı yüzdelik dilime düşen kadın ve erkekler birbiriyle evlenmeli. Ohhh! Dert yok tasa yok. Bir şey oldu mu at boku devlete.

- Böyle sistem mi olur kardeşim insanın hayatına 3 saatte yön veriyorlar.

Facebook Ads

Akşam üzeri Facebook Ads'e kaydettim filmarasi.com'u. Günlük 2$ ve click başına da 3 cent ödeyeceğim. Bu rakamları reklam veren belirliyor ama düşük olursa da bu züğürt olsa gerek deyip pek yayınlamıyor anladığım kadarıyla. Bir kaç saat oldu kaydedeli şimdiden 14 kez tıklanmış görünüyor, 41 cent de borçlanmışım :) ama siteye bakıyorum pek öyle gelen de olmamış.

Facebook akıllı ol, yeme beni!

Duet for Microsoft Office and SAP

Efendim bu hafta 4 günlük Microsoft eğitimi vardı. Konu, Duet denilen bir zamazingo. Aha da linki:

http://office.microsoft.com/en-us/duet/FX101686211033.aspx

Afedersiniz verdiler elimize 400 sayfalık bir kitap, 3 gündür kurmaya uğraşıyoruz, yarın son gün. Dikkat edin kurmaya çalışıyoruz, yani hala kuramadık.

Peki nedir bu Duet?

Duet, Microsoft'un Office uygulamaları ile SAP'i entegre eden bir ara yazılım, yani bir nevi köprü. SAP'nin o buz gibi ekranına gitmeden HR, CRM, SRM ve bir iki ıvır zıvırın onay mekanizmasının, kontak görüntülemenin yapıldığı Office Add-in'i.

Client tarafında pek bir şey görünmese de arka tarafta neler dönüyor neler! Bu güzel olduğu anlamına gelmiyor tabi. Yaptığı işe nazaran arka tarafta kurulan sistem çok çok büyük, karışık, bakım maliyeti yüksek, hata götürmeyen abidik bir şey. Kursa katılan 20 kişi 3 gündür ne yaptığını anlamadı o derece yani. Problem Türklerde desek değil envai çeşit milletten adam var, hatta SAP'ın ana vatanından da insanlar var. Problem tamamen SAP'nin yazılım mantığında.

Microsoft tarafında konfigurasyonlar alışıldığı üzere kolay ama SAP Backend, Portal, Duet, vs... (var böyle bir kaç şey daha) içerisinde yapılan konfigurasyonlar hem çok fazla hem gereksiz. Gereksiz derken, program kuruyoruz kardeşim, benim doldurmama gerek olmayan alanları doldur geç, ben de keyfime bakayım, herşeyi neden programı kurana yüklüyorsun? Ayıp yahu! Allah Basis'çilere sabır versin diyorum. İllet bir şeymiş onu anladım.

Tahminimce bu da SAP'nin pazarlama fikirlerinden geliyor. Şöyleki: programları kurmak ne kadar karmaşık olursa, çalıştırmak, bakımını yapmak ne kadar zor ve karışık olursa o derecede danışmanlık satılabilir. Şu da bir gerçekki SAP sadece program satsa idi bu kadar büyük olamazdı. Eli kolu bu kadar uzamazdı.

Bir yazılımcı olarak SAP'nin ürünlerinden hiç hazzetmiyorum bu da tarihe not düşüle!