İş Takibi & Yönetimi

Öncelikle uyarayım yazı biraz sektör bazlı olabilir, siz de kendi sektörünüzü göz önünde bulundurarak bağlantı kurabilirsiniz.

Yaklaşık 8 yıldır aktif olarak Yazılım sektöründe çalışan biri olarak sektörde gördüğüm "Terzi" ve "kendi söküğü" mevzusuna değinmek istiyorum. Yani her yere sistemler kuran yazılım firmalarının kendilerine bir iş takip ve yönetimi sistemi kuramamalarını anlatacağım bu yazımda.

İş takibi ve yönetimi nedir?

Yapılacak olan işlerin çıkarılması, belirlenmesi, zaman ataması yapılması ve eldeki kaynaklarla ne kadar zamana yayılacağının / ne kadar sürede yapılacağının kararlaştırılmasıdır.

Zor mudur?

Oldukça.

Tanım gayet basit, yapılacaklar da basit görünüyor. Ama yapılmasını ne zorlaştırıyor? Asıl mesele de burada yatıyor zaten. Olaya 2 açıdan bakmak gerekiyor.

1. Yöneticilerin açısından

İş takibini ve zamanlamasını yapabilmek için yöneticiler işlerin neler olduğunu bilmelidirler. Bilinmeyen üzerine plan yapmak intiharla aynı anlama gelir. Belki bir müddet işler yolunda gidiyor gibi görünse de mutlaka bir yerlerde "yönetememek" ile karşı karşıya geleceklerdir. Bunu önlemek için zeki yöneticiler çeşitli sistemler kurmaya çalışacaklar, bir kısmı başaracak bir kısmı pes edip eski sistemsizliğe dönecektir. Sistem dediysem gözünüzde çetrefilli bir oluşum canlanmasın, genelde yapılanı söylecek olursam: Excel. Microsoft'un bir mucizesi olan, ve eğer yapılmamış olsaydı hala karanlık çağlarda yaşıyor olacağımızdan şüphem olmayan kutsal program [Bir çok şirket finans hareketlerini bile bunda tutuyor]. Ha bir de Outlook, Excel dosyaları ile atıp tutmaca oynayabilmek ve e-posta çöplüğünde boğulmak için. Ama en azından bir çözüm. Başka çözümler de var elbette. Outlook'un "Task List" kısmı mesela, oldukça iş gören bir çözüm, en azından merkezi bir yerde tutulabiliyor olması artı özellik.

İşin içine müşterinin girdiği ve işlerinin durumlarının ne olduğunu öğrenmek istediğinde işler biraz daha alevlenir. İşte bu noktada merkezi + her yerden ulaşılabilir + geri beslemeli bir sistem gereksinimi çıkar ortaya. İşler buraya yazılır, gelişmeler güncellenir, müşteri ve yöneticiler gelişmelerden haberdar edilirler. Gelinmesi gereken nokta budur. Ama sadece yapılan işler değil yapılacak işler de burada durmalıdırki yönetici plan yapma yetisine kavuşsun. Her şey burada yazıldığı gibi yapılsa aslında herkes mutlu olur, değil mi? Daha doğrusu işler daha hızlı ve bilinçli yürür, sürprizler en aza indirilir, müşteri ve çalışan memnuniyeti sağlanır, kimse yarın ne yapacağımı düşünmez. Ama yine de bunu sağlamak insan faktöründen ötürü çok zordur. Nedenini 2. maddede anlatacağım.

2. Çalışanların & Müşterilerin açısından

Hizmet alan ve veren kişiler bir iş bekliyor ya da ortaya koyuyorsa hangi noktada olduğunu bilmek ister. Bir text dosyası, bir kutsal program (Excel) dosyası açılır, pek bir standarda uymadan bodoslama işler yazılır. İşlerle alakalı gelen mailler Outlook'da durur, dosyalar bir klasöre atılır ya da Outlook'da durmaya devam eder, yapılan işler detaylandırılmaz, başka zaman okunduğunda ne anlatılmak istenen anlaşılmaz [kendi yazdığı halde], telefon görüşmeleri yapılır arada ek işler çıkar ya da işler kapanır not düşülmez, aynı zaman diliminde birden fazla iş yapılmaya çalışılır ama sürekli bölündüğünden yapılan anlaşılmaz akla gelen detaylar unutulur... İyi kötü herkes kendine bir sistem kurmuştur ama ihtiyaç durumunda bir iş ile alakalı metaryalleri toplamak cehennem azabına dönüşür, "X dosyasını nereye koymuştum" "Mailde bana bir şey demişti ama bulamıyorum", vs... Ama herkes kendi tarafını bilir. Yani aslında iş takibinden çok "ben ne yaptım"dır yapılan. Sonrasında süreki şöyle şeylere rastlarız: "Ama böyle dememiştiniz! Biz şöyle şöyle yaptık", "Biz öyle bir şey istemedik, şöyle şöyle olmalıydı".

Yine merkezileşmeye gelip çatarız burada da. İş takibini aslında müşteri ile yapılan mutabakat olarak görmekte fayda vardır. Merkezi bir yerde tanımlanan iş hakkında ne gerekiyorsa bu merkezde toparlanmalı, müşteri ve işi yapmakta olan her adımda mutabık olmalı ve yanlış anlaşılmalara mahal vermemelidirler. Hem de yöneticiler olan bitenden haberdar olmalı, yapılmış işi tekrardan yaptırmaya uğraşmamalı, yapılmayacak olanı kapatmalıdır. Ama bu sistemin zor olduğunu insan faktörü ile açıklamıştık. Nedeni ise şu:

Müşteri her zaman telefonla, konuşarak işini yaptırmak ister. Sizin elinizde milyon dolarlık bir iş olsa bile müşterinin 1 dolarlık işi kendisi sıralamada en önemli olandır. Çünkü burada önemli olan mebla değil, "para" terimidir. İşini yaptırmak için de baskı kurmak ister. Açar telefonu "Şöyle şöyle bir işimiz vardı, ne oldu?... Ama çok acil" Bir kere her iş müşteri tarafından acil olarak gönderilir ve hemen yapılması istenir. Sıkıntı müşteriye merkezi sistemi kullandırtmaktır. Hadi kullan dersiniz, bir kullanır iki kullanır eğer hemen tepki almazsa bir daha kullanmaz, yine açar telefonu. Bu noktada şirket yönetimi devreye girmeli, müşteriyi ve müşterinin aradığı kişileri zorlamalıdır. Bunun malesef başka bir yolu yok.

Çalışan için sıkıntı ise bir kaç çeşittir. Yönetimden müşterinin telefonlarına çıkmaması ya da merkezi sisteme yönlendirmesi doğrultusunda baskı gördüğünde genelde yapmaz / yapamaz. Utanır, sıkılır, nasıl söylerim der. Ama o da yapmak zorundadır, müşteriyi başka türlü sisteme alıştıramayız.

Çalışan işine karışılmasından pek hazzetmez. Yaptığı işin takibinden hazzetmez daha doğrusu, birisinin film izlerken başınızın üzerinde dikilmesi ve çekirdek çitlemesi gibi bir şeydir aslında. İlk başlar hep zordur. İşlerin sisteme girilmesinden, yöneticinin iş hakkındaki bilinçli yorumlarından, heleki iş kötüye gittiğinde saklanacak bir yeri kalmadığından uzak kalmayı tercih eder, çünkü o küçük Excel dosyası ile mutludur, her işini görmektedir. Ta ki bir kaç kişi ile beraber iş yapmaya başlayana kadar. Bir yerde sorunla karşılaştığında diğerlerinin buna dair ne yaptığını bilmez, bilmediğinden her şeyi baştan kontrol etmek ya da şansına güvenip bir şeyler yapmak zorunda kalır. "Keşke ne yaptılar bilseydim" der. Bu da bizi yine merkezi sisteme yönlendirir.

Merkezi sistemin kurulmasından ilk başlarda kimse memnun olmaz. Yönetici, müşteriden ve çalışandan, Müşteri yöneticiden ve çalışandan, çalışan her şeyden yakınır. İşin kilit noktası sabırdır. Biraz sabredilirse neticeden herkes mutlu olur ve böyle bir sistemin yokluğunu düşünmek bile istemezler [kendimden biliyorum, aşağıda değineceğim].

Yönetilebilir bir sistem eninde sonunda herkesin işine gelir.

Kendimden biliyorum dedim ya, zamanında Nilaccra Bilişimde çalışırken kendi yazdığımız "Collaboration System" ile işlerimizi takip ederdik. Müşteriye ve kendimize bunu alıştırırken çok zorlandık, reddettik hatta. Ama yöneticimizin dikteleri ile kabullenmek zorunda kaldık, iyiki de kaldık. Bir akşam işten çıkarken ertesi gün ne yapacağımızın bilinci ve rahatlığı ile ayrılırdık işten. Şimdi ise o sistemi kullanmıyorum ama Outlook'da Task List ile planlama yapmaya çalışıyorum, bir de MBIS'e yaptığım sistem ile şirket geneli işleri takibe başladık. Sanırım kullananlar hoşlanmaya başladılar.

Her zaman yenilikler sancılı olur. Sancı var diye çocuk doğurmaktan vazgeçilemez, o çocuk doğacaksa mutlaka acı verecektir. Önemli olan bu dönemde herkesin daha anlayışlı olmasının gerektiğidir.

Malesef yazılım sektörü bu anlatılanlara ve bu merkezi sistemin yokluğuna sahip bir sektördür. Bir çok firma, kendi sektörüne layık olmayan şekilde işleri yürütmeye çalışmakta, planlama yapamamakta, herkese acı çektirmektedir.

Sözün özü: İş yapmak, işi başarıyla bitirmek demek değildir. Sonu kötü bitse bile işi yönetebilmektir.